Incorpora Nuevos Clientes desde Conversaciones de WhatsApp
Los nuevos clientes explican todo vía notas de voz y mensajes de WhatsApp. Extrae un brief limpio de conversaciones caóticas antes de comenzar el trabajo.
10 feb 20268 min de lectura
Un nuevo cliente acaba de enviarte 14 notas de voz, 23 mensajes de texto, 6 imágenes y un "básicamente eso es lo que necesito, ¡avísame!"
Ahora tienes que convertir este caos en un brief de proyecto. Y sabes que todo lo que se te escape ahora volverá como un "pero te dije sobre esto" más adelante.
Este es el problema del onboarding de freelancers. Los clientes no escriben briefs. Hablan. Envían pensamientos dispersos en múltiples mensajes a lo largo de varios días. Se contradicen entre la nota de voz del martes y el texto del jueves. Asumen que captaste todo.
La primera semana de cualquier proyecto freelance es en realidad un ejercicio de traducción: convertir conversaciones de WhatsApp no estructuradas en requisitos estructurados.
Por qué el onboarding por WhatsApp sale mal
El medio crea el problema:
Las notas de voz no tienen estructura. Un cliente va a enterrar un requisito crítico en el minuto 2 de una nota de voz de 4 minutos, rodeado de contexto irrelevante.
Los mensajes llegan desordenados. El cliente piensa en cosas a lo largo de días y las envía cuando se le ocurren. Los requisitos del lunes pueden contradecir los del viernes.
La confirmación es ambigua. Un pulgar arriba en un mensaje puede significar "lo leí," "estoy de acuerdo," o "lo voy a pensar."
Detalles importantes se esconden en lenguaje casual. "Ah y el logo debería ser azul probablemente" es un requisito de diseño disfrazado de pensamiento casual.
Nada está priorizado. Todo llega al mismo nivel de urgencia.
El resultado es que empiezas a trabajar con una comprensión incompleta, y las lagunas aparecen después como retrabajo, retrasos y discusiones sobre lo que se acordó.
Cómo se ve un buen brief de cliente
Un brief extraído de conversaciones de onboarding por WhatsApp debe capturar:
- Lo que el cliente realmente quiere, destilado de todo el ruido
Objetivo del proyecto
Requisitos específicos - Extraídos de notas de voz, mensajes de texto y referencias compartidas
Referencias y ejemplos - Imágenes, enlaces, capturas de pantalla que compartieron, con contexto
Expectativas de plazo - Cualquier fecha o deadline mencionado, explícito o implícito
Presupuesto y términos de pago - Si se discutieron (alcance, precio, calendario de pagos)
Preguntas abiertas - Contradicciones, lagunas o ambigüedades que necesitan aclaración antes de empezar
El brief no necesita ser largo. Una página es normalmente suficiente. Lo que importa es que sea estructurado y confirmable.
Extraer un brief de WhatsApp
La forma manual
Lee todos los mensajes y notas de voz. Toma notas sobre requisitos, plazos y referencias. Intenta organizarlos por categorías. Haz seguimiento sobre todo lo que no esté claro.
Funciona pero es lento y propenso a errores. Las notas de voz son especialmente difíciles porque no se pueden buscar ni recorrer rápidamente.
Sube a ThreadRecap y ejecuta un Resumen Completo (2 créditos) para obtener la visión general de la conversación.
Ejecuta un segundo análisis con Prompt Personalizado (3 créditos) para extraer categorías específicas:
"Lista todos los requisitos que el cliente mencionó, agrupados por tema"
"¿Qué plazos o expectativas de timeline se discutieron?"
"¿Hay contradicciones en lo que el cliente pidió?"
"¿Qué preguntas necesitan respuesta antes de empezar el trabajo?"
Compila los resultados en un brief de una página usando la plantilla siguiente.
Envíalo de vuelta al cliente para confirmación.
Plantilla de brief de cliente
Encabezado del brief
Cliente: [Nombre]
Proyecto: [Nombre o descripción]
Fecha del brief: [Hoy]
Basado en: Conversación de WhatsApp [Rango de fechas]
Estado: Borrador - esperando confirmación del cliente
Objetivo del proyecto
[2-3 oraciones describiendo lo que el cliente quiere lograr, en lenguaje simple]
Requisitos
Obligatorios:
[Requisito 1]
[Requisito 2]
[Requisito 3]
Deseables (mencionados pero no confirmados):
[Requisito 4]
[Requisito 5]
Referencias compartidas
[Descripción de imagen/enlace/captura 1 y a qué se relaciona]
[Descripción de imagen/enlace/captura 2 y a qué se relaciona]
Timeline
[Plazo o hito 1]
[Plazo o hito 2]
[Conclusión general esperada]
Presupuesto y pago
[Precio acordado o rango de precio]
[Calendario de pagos si se discutió]
[Cualquier condición]
Preguntas abiertas
[Pregunta 1 - necesita respuesta antes de empezar]
[Pregunta 2 - contradice algo que el cliente dijo]
[Pregunta 3 - no mencionado pero importante para el proyecto]
El truco de la confirmación
Este es el paso más valioso de todo el proceso. Cuando envías un brief estructurado de vuelta al cliente y dice "sí, está correcto," ahora tienes un acuerdo documentado sobre el alcance.
Envíalo así:
"Hola [Nombre], armé un brief basado en nuestras conversaciones. Por favor revisa y confirma antes de que empiece:
[Pegar brief]
Si algo falta o es incorrecto, avísame y lo actualizo. Una vez que confirmes, uso esto como el alcance del proyecto."
Esto hace tres cosas:
Detecta malentendidos temprano - antes de que empieces a trabajar en lo incorrecto
Crea un ancla de alcance - si cambian de opinión después, tienes un punto de referencia
Señala profesionalismo - los clientes confían en freelancers que aclaran antes de ejecutar
Si el cliente agrega requisitos después de confirmar el brief, puedes referenciarlo: "Esto no estaba en el brief confirmado. Puedo agregarlo. Aquí está el impacto en plazo y costo." Eso es gestión de alcance, y empieza en el onboarding.
Errores comunes del onboarding
Empezar a trabajar antes de confirmar el brief. La emoción de empezar es real, pero alcance no confirmado es la causa número uno de frustración de freelancers.
Ignorar notas de voz. Los clientes que envían notas de voz frecuentemente ponen sus pensamientos más importantes ahí porque es más fácil hablar que escribir. Si las saltas, pierdes contexto.
No preguntar sobre presupuesto temprano. Si el presupuesto del cliente no coincide con el alcance que describió, necesitas saberlo antes de invertir tiempo en planeación.
Tratar "deseable" como confirmado. Si el cliente mencionó algo casualmente ("quizá también podríamos agregar..."), márcalo como no confirmado. No lo incluyas en tu presupuesto o timeline.
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