Detén el Scope Creep: Chat de WhatsApp a Registro de Cambios
Convierte chats dispersos de clientes en WhatsApp en un registro de alcance y cambios. Plantilla, flujo de trabajo y email de resumen para dejar de entregar trabajo gratis.
El scope creep no ocurre en un contrato. Ocurre en WhatsApp.
"¿Podemos agregar solo una cosita?" llega como un mensaje casual a las 9 PM. Una nota de voz describe siete requisitos nuevos mientras los llama "ajustes menores." Un emoji de aprobación en una captura de pantalla se convierte en la autorización para dos semanas extra de trabajo.
Después llega la factura, y el cliente se sorprende. O peor, entregas el trabajo extra gratis porque no puedes señalar el momento exacto donde cambió el alcance.
La solución no es complicada. Es un registro de cambios: un documento continuo que rastrea qué se acordó, qué cambió, quién aprobó el cambio, y qué significa para el plazo y el costo.
Por qué WhatsApp empeora el scope creep
WhatsApp convierte la comunicación profesional en un flujo continuo. Ese flujo tiene propiedades que hacen más difícil la gestión de alcance:
- Las decisiones están dispersas a lo largo de días y mezcladas con mensajes no relacionados
- Los cambios se proponen de manera casual ("oye, una idea rápida...") en lugar de formalmente
- Las aprobaciones ocurren con emojis de pulgar arriba o respuestas de "suena bien"
- Las notas de voz entierran requisitos nuevos dentro de monólogos de 3 minutos
- Nadie vuelve a actualizar un documento de alcance basándose en un intercambio de WhatsApp
El resultado es que ambas partes tienen un entendimiento diferente de lo que incluye el proyecto, y ninguna puede demostrarlo rápidamente.
Plantilla de alcance y registro de cambios
Encabezado del proyecto
- Cliente: [Name]
- Proyecto: [Name]
- Fecha de alcance original: [When scope was first agreed]
- El registro cubre: [Start date] a [End date]