Die meisten Arbeitsgespräche finden jetzt auf WhatsApp statt. Das Problem: Niemand schreibt Gesprächsprotokolle in einem Chat. Entscheidungen gehen unter, Action Items werden vergessen, und eine Woche später erinnert sich niemand mehr, wer was gesagt hat.
Ein Meeting-Recap-Template behebt dieses Problem. Exportiere den Chat, verarbeite ihn mit einem AI-Tool, und erhalte strukturierte Protokolle, die du mit deinem Team oder deinem Kunden teilen kannst.
Warum WhatsApp-Chats Gesprächsprotokolle brauchen
Ein typischer Arbeits-Chat enthält:
Entscheidungen, verteilt über dutzende Nachrichten
Action Items, die beiläufig erwähnt werden („Ich schicke das morgen")
Ohne ein Recap verlierst du all das. Mit einem strukturierten Template erhältst du ein Dokument, das wie echte Gesprächsprotokolle aussieht.
Die Kosten, wenn man ein Recap auslässt
Die Reibungsverluste sind leicht zu unterschätzen. Einen 200-Nachrichten-WhatsApp-Thread mit einigen Sprachnachrichten manuell in verwendbare Protokolle umzuwandeln, dauert ungefähr 30 bis 60 Minuten. Das bedeutet, den Verlauf durchzuschauen, zu identifizieren, wer was gesagt hat, Audio-Clips abzuspielen, sie umzuformulieren und dann alles in Abschnitte zu organisieren. Für ein vielbeschäftigtes Team mit zwei oder drei Arbeits-Threads pro Woche summiert sich dieser Overhead schnell auf.
Das strukturelle Problem ist auch spezifisch für WhatsApp. Anders als bei einem Videoanruf, bei dem jeder erwartet, dass jemand Notizen macht, fühlen sich WhatsApp-Gespräche informell an. Niemand bietet sich an, sie aufzuschreiben. Das Ergebnis ist, dass kritische Entscheidungen nur in einem Chat-Thread existieren, der irgendwann aus dem Sichtfeld aller verschwindet.
Warum Standard-Notiz-Tools nicht helfen
Das Kopieren von Nachrichten in ein Google Docs löst das Dauerhaftigkeitsproblem, aber nicht das Strukturproblem. Du endest immer noch mit einer Wand aus Text in ungefähr chronologischer Reihenfolge, ohne klare Trennung zwischen Entscheidungen, offenen Fragen und Action Items. Du verlierst auch den Inhalt von Sprachnachrichten völlig, es sei denn, du transkribierst jeden Clip einzeln. Ein richtiges Template löst beide Probleme auf einmal.
Das Meeting-Recap-Template
Ein gutes WhatsApp-Meeting-Recap sollte folgende Punkte enthalten:
Teilnehmer - Wer hat am Gespräch teilgenommen
Zeitraum - Wann fand die Diskussion statt
Agenda / Besprochene Themen - Hauptthemen, die behandelt wurden
Getroffene Entscheidungen - Worauf man sich geeinigt hat, mit Kontext
Action Items - Wer muss was bis wann tun
Offene Fragen - Ungelöste Themen, die weiterer Klärung bedürfen
Bemerkenswerte Zitate - Wichtige Aussagen, die bewahrt werden sollten
ThreadRecap generiert diese Struktur automatisch aus jedem WhatsApp-Export. Lade deine .zip in das Meeting-Notes-Tool hoch und wähle das Meeting-Recap-Ziel aus.
Warum diese sieben Abschnitte wichtig sind
Jeder Abschnitt erfüllt einen bestimmten Zweck in einem Arbeitsdokument. Teilnehmer und Zeitraum geben dem Recap seine Audit-Spur: Jeder, der es später liest, weiß genau, wer im Gespräch war und wann. „Besprochene Themen" bietet die Agenda im Rückblick, was nützlich ist, wenn ein Kunde oder Stakeholder die Diskussion verpasst hat. „Getroffene Entscheidungen" ist der Abschnitt mit dem höchsten Mehrwert für die meisten Teams, da er Streitigkeiten darüber auflöst, worauf man sich tatsächlich geeinigt hat. „Action Items" macht das Recap zu einem Accountability-Tool, indem es Verantwortliche und Fristen benennt. „Offene Fragen" ist der Abschnitt, den die meisten Templates überspringen, aber er ist oft der wichtigste: Ungelöste Themen, die nicht aufgeschrieben sind, tauchen zwei Wochen später als Verwirrung wieder auf. „Bemerkenswerte Zitate" bewahrt die genaue Wortform für Verpflichtungen, die wichtig sind.
Das Template für verschiedene Meeting-Typen anpassen
Nicht jeder Arbeits-Chat braucht alle sieben Abschnitte in gleichem Gewicht. Ein Projekt-Kickoff-Recap sollte Entscheidungen und Action Items mehr Platz geben, da Umfang und Verantwortung die Hauptoutputs sind. Ein Client-Update-Recap sollte mit „Besprochene Themen" und „Entscheidungen" beginnen, da Stakeholder hauptsächlich wissen wollen, was behandelt wurde und worauf man sich geeinigt hat. Ein Einstellungs-Diskussions-Recap hat möglicherweise keine formalen Action Items, sollte aber bemerkenswerte Zitate aus dem Evaluierungsgespräch erfassen. Die Sieben-Abschnitt-Struktur ist ein Ausgangspunkt; du kannst Abschnitte je nach dem, was das Gespräch tatsächlich hervorbracht hat, kürzen oder erweitern.
So erstellst du ein Meeting Recap aus WhatsApp
Exportiere den WhatsApp-Chat als .zip (mit Medien, wenn es Sprachnachrichten gibt).
Lade ihn in ThreadRecap hoch.
Wähle die beteiligten Personen aus (bei Gruppenchats konzentriere dich auf die Schlüsselpersonen).
Wähle das Meeting Recap-Analyseziel aus.
Erhalte strukturierte Protokolle in unter einer Minute.
Die Ausgabe ist für die gemeinsame Nutzung formatiert. Exportiere Entscheidungen und Action Items direkt in Notion, Trello oder Google Calendar — oder kopiere sie in eine E-Mail. Du kannst auch Folgefragen mit AI stellen, um Details zu klären oder genaue Zitate zu finden.
WhatsApp-Export-Limits verstehen
WhatsApps eigene Export-Funktion ist auf 40.000 Nachrichten ohne Medien oder 10.000 Nachrichten mit Medien pro Export begrenzt. Bei längerfristigen Projekt-Chats oder Gruppenfäden, die monatelang aktiv sind, kann diese Obergrenze ein Problem darstellen. ThreadRecap unterstützt Exports von 60.000 oder mehr Nachrichten und ZIP-Dateien bis zu 2 GB, d.h. du kannst mehrere zusammengefügte Exports oder sehr große Gruppenchats verarbeiten, ohne früheren Kontext zu verlieren. Wenn dein Chat WhatsApps Pro-Export-Limit überschreitet, exportiere in Chargen und lade jede Datei separat hoch, um das volle Gesprächsfenster abzudecken.
Teilnehmer in einem Gruppenchat auswählen
Gruppenchats stellen eine besondere Filtererausforderung dar. Ein Projektkanal könnte fünfzehn Mitglieder haben, aber ein Meeting Recap ist normalerweise nur für die fünf oder sechs Personen relevant, die aktiv am Gespräch teilgenommen haben. ThreadRecap lässt dich spezifische Teilnehmer auswählen, damit Nachrichten von nicht beteiligten Mitgliedern die Analyse nicht verwässern. Das Filtern auf die richtigen Personen verbessert auch die Qualität des Action-Items-Abschnitts, da die Verantwortung klarer ist, wenn die Teilnehmerliste den tatsächlichen Meeting-Teilnehmern entspricht.
Wann du dieses Tool nutzen solltest
Nach einem Projekt-Kickoff - Erfasse Umfang, Verantwortliche und Fristen aus dem Chat
Wöchentliche Check-ins - Wandle einen chaotischen Gruppen-Thread in ein sauberes Status-Update um
Kundenkonversationen - Erstelle eine professionelle Zusammenfassung zum Teilen mit Stakeholdern
Einstellungs-Diskussionen - Dokumentiere Interview-Feedback, das über WhatsApp geteilt wurde
Decision Logs - Führe ein Protokoll darüber, worauf man sich geeinigt hat und warum
Sprachnachrichten sind wichtig
Viele wichtige Entscheidungen finden in Sprachnachrichten statt. Wenn jemand eine 2-minütige Sprachnachricht mit seiner Begründung gesendet hat, geht dieser Kontext verloren, es sei denn, du transkribierst sie.
ThreadRecap transkribiert alle Sprachnachrichten im Export und integriert sie in die Gesprächs-Timeline, bevor das Recap generiert wird. Das bedeutet, dass Sprachnachrichteninhalte in den Entscheidungs- und Action-Items-Abschnitten auftauchen.
So funktioniert die Transkription von Sprachnachrichten
WhatsApp speichert Sprachnachrichten im .opus-Format auf Android und im .m4a-Format auf iOS. ThreadRecap verarbeitet beide Formate mit OpenAI Whisper und erreicht eine Genauigkeit von etwa 95% bei klarem Audio. Die Transkription ist mit Zeitstempel versehen und wird an der Stelle in die Gesprächs-Timeline eingefügt, an der die Sprachnachricht gesendet wurde. Wenn das Recap generiert wird, sieht das AI-Modell den vollständigen Thread inklusive des transkribierten Audios, nicht eine Version mit Lücken, wo die Sprachnachrichten waren. Das bedeutet, dass eine per Sprachnachricht mitgeteilte Entscheidung mit gleichem Gewicht wie eine getippte Nachricht behandelt wird und im Abschnitt „Entscheidungen" des Outputs auftaucht, anstatt stillschweigend ignoriert zu werden.
Die Genauigkeit sinkt bei schlechten Aufnahmen: starker Hintergrundlärm, starker Akzent bei einer unbekannten Sprache oder sehr schnelle Sprechweise können die Transkriptionsqualität unter die 95%-Baseline drücken. Für kritische Sprachnachrichten, bei denen die genaue Wortform wichtig ist, enthält die Ausgabe eine Rohanskription, die du überprüfen und korrigieren kannst, bevor du das Recap teilst.
Tipps für bessere Recaps
Mit Medien exportieren, wenn während der Diskussion Sprachnachrichten gesendet wurden
Spezifische Teilnehmer auswählen in Gruppenchats, um Störgeräusche auszufiltern
Zeiträume verwenden, um dich auf ein spezifisches Meeting-Fenster zu konzentrieren
Mehrere Ziele ausführen - Verwende Meeting Recap für Protokolle, dann Action Items für eine Task-Liste
Die Ausgabe in deinen bestehenden Workflow integrieren
Die strukturierte Ausgabe von ThreadRecap ist formatiert, um sauber in die Tools zu passen, die die meisten Teams bereits verwenden. Notion akzeptiert die Markdown-Ausgabe ohne Neuformatierung. Trello-Karten können den Action-Items-Abschnitt direkt enthalten, wobei jedes Item zu einer Karte wird, die dem benannten Verantwortlichen zugewiesen ist. Google Calendar-Ereignisbeschreibungen können das vollständige Recap enthalten, wodurch es einfach ist, Protokolle dem ursprünglichen Meeting-Slot zu zuordnen. Für Client-seitige Nutzung gibt das Kopieren des Recaps in eine E-Mail dir eine professionelle Zusammenfassung ohne zusätzliche Formatierungsarbeit.
Es lohnt sich auch, mehrere Analyseziele auf dem gleichen Export auszuführen. Eine einzelne WhatsApp .zip kann für ein Meeting Recap, eine eigenständige Action-Items-Liste und ein Decision-Log verwendet werden, ohne erneut hochzuladen. Jedes Ziel erzeugt eine andere strukturierte Ausgabe aus der gleichen rohen Konversation, was nützlich ist, wenn verschiedene Stakeholder unterschiedliche Ansichten der gleichen Diskussion brauchen.
Die Alternative: Es manuell zu tun
Du könntest durch den Chat scrollen, Schlüsselnachrichten kopieren, sie in Abschnitte organisieren und Protokolle tippen. Für einen 200-Nachrichten-Thread mit Sprachnachrichten dauert das 30-60 Minuten.
Oder du exportierst, lädst hoch und erhältst strukturierte Protokolle in unter einer Minute.
Verwandeln Sie Ihren WhatsApp-Arbeitschat in ein strukturiertes Meeting-Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben und offenen Fragen -- in wenigen Minuten fertig.
