Integre Novos Clientes a Partir de Conversas no WhatsApp
Novos clientes explicam tudo via áudios e mensagens do WhatsApp. Extraia um briefing limpo de conversas caóticas antes de começar o trabalho.
10 de fev. de 20268 min de leitura
Um novo cliente acabou de mandar 14 áudios, 23 mensagens de texto, 6 imagens e um "basicamente é isso que eu preciso, me diz aí!"
Agora você tem que transformar esse caos num briefing de projeto. E sabe que tudo que perder agora vai voltar como um "mas eu te falei sobre isso" mais pra frente.
Esse é o problema do onboarding de freelancers. Clientes não escrevem briefings. Eles falam. Mandam pensamentos soltos em múltiplas mensagens ao longo de vários dias. Se contradizem entre o áudio de terça e o texto de quinta. Assumem que você pegou tudo.
A primeira semana de qualquer projeto freelance é na verdade um exercício de tradução: transformar conversas do WhatsApp não estruturadas em requisitos estruturados.
Por que o onboarding pelo WhatsApp dá errado
O meio cria o problema:
Áudios não têm estrutura. Um cliente vai enterrar um requisito crítico no minuto 2 de um áudio de 4 minutos, cercado de contexto irrelevante.
Mensagens chegam fora de ordem. O cliente pensa em coisas ao longo de dias e manda quando lembra. Os requisitos de segunda podem contradizer os de sexta.
Confirmação é ambígua. Uma joia numa mensagem pode significar "li," "concordo," ou "vou pensar."
Detalhes importantes se escondem em linguagem casual. "Ah e o logo devia ser azul provavelmente" é um requisito de design disfarçado de pensamento casual.
Nada é priorizado. Tudo chega no mesmo nível de urgência.
O resultado é que você começa a trabalhar com uma compreensão incompleta, e as lacunas aparecem depois como retrabalho, atrasos e discussões sobre o que foi combinado.
Como é um bom briefing de cliente
Um briefing extraído de conversas de onboarding do WhatsApp deve capturar:
Objetivo do projeto - O que o cliente realmente quer, destilado de todo o ruído
Requisitos específicos - Extraídos de áudios, mensagens de texto e referências compartilhadas
Referências e exemplos - Imagens, links, prints que compartilharam, com contexto
Expectativas de prazo - Quaisquer datas ou deadlines mencionados, explícitos ou implícitos
Orçamento e condições de pagamento - Se discutidos (escopo, preço, cronograma de pagamento)
Questões em aberto - Contradições, lacunas ou ambiguidades que precisam de esclarecimento antes de começar
O briefing não precisa ser longo. Uma página normalmente é suficiente. O que importa é que seja estruturado e confirmável.
Extraindo um briefing do WhatsApp
A forma manual
Leia todas as mensagens e áudios. Anote requisitos, prazos e referências. Tente organizar por categorias. Faça follow-up sobre tudo que não estiver claro.
Funciona mas é lento e propenso a erros. Áudios são especialmente difíceis porque não dá pra pesquisar nem passar rápido.
Faça upload no ThreadRecap e execute um Resumo Completo (2 créditos) para ter a visão geral da conversa.
Execute uma segunda análise com Prompt Personalizado (3 créditos) para extrair categorias específicas:
"Liste todos os requisitos que o cliente mencionou, agrupados por tópico"
"Que prazos ou expectativas de timeline foram discutidos?"
"Existem contradições no que o cliente pediu?"
"Que perguntas precisam de resposta antes de começar o trabalho?"
Compile os resultados num briefing de uma página usando o template abaixo.
Envie de volta ao cliente para confirmação.
Template de briefing de cliente
Cabeçalho do briefing
Cliente: [Nome]
Projeto: [Nome ou descrição]
Data do briefing: [Hoje]
Baseado em: Conversa do WhatsApp [Intervalo de datas]
Status: Rascunho - aguardando confirmação do cliente
Objetivo do projeto
[2-3 frases descrevendo o que o cliente quer alcançar, em linguagem simples]
Requisitos
Obrigatórios:
[Requisito 1]
[Requisito 2]
[Requisito 3]
Desejáveis (mencionados mas não confirmados):
[Requisito 4]
[Requisito 5]
Referências compartilhadas
[Descrição de imagem/link/print 1 e a que se relaciona]
[Descrição de imagem/link/print 2 e a que se relaciona]
Timeline
[Prazo ou marco 1]
[Prazo ou marco 2]
[Conclusão geral esperada]
Orçamento e pagamento
[Preço combinado ou faixa de preço]
[Cronograma de pagamento se discutido]
[Quaisquer condições]
Questões em aberto
[Questão 1 - precisa de resposta antes de começar]
[Questão 2 - contradiz algo que o cliente disse]
[Questão 3 - não mencionado mas importante para o projeto]
O truque da confirmação
Esse é o passo mais valioso de todo o processo. Quando você envia um briefing estruturado de volta ao cliente e ele diz "sim, tá certo," você agora tem um acordo documentado sobre o escopo.
Envie assim:
"Oi [Nome], montei um briefing com base nas nossas conversas. Por favor revise e confirme antes de eu começar:
[Colar briefing]
Se algo estiver faltando ou incorreto, me avisa que eu atualizo. Assim que confirmar, uso isso como escopo do projeto."
Isso faz três coisas:
Pega mal-entendidos cedo - antes de você começar a trabalhar na coisa errada
Cria uma âncora de escopo - se mudarem de ideia depois, você tem um ponto de referência
Sinaliza profissionalismo - clientes confiam em freelancers que esclarecem antes de executar
Se o cliente adicionar requisitos depois de confirmar o briefing, você pode referenciar: "Isso não estava no briefing confirmado. Posso adicionar. Aqui está o impacto no prazo e custo." Isso é gestão de escopo, e começa no onboarding.
Armadilhas comuns do onboarding
Começar a trabalhar antes de confirmar o briefing. A empolgação de começar é real, mas escopo não confirmado é a causa número um de frustração de freelancers.
Ignorar áudios. Clientes que mandam áudios frequentemente colocam seus pensamentos mais importantes lá porque é mais fácil falar do que digitar. Se você pular, perde contexto.
Não perguntar sobre orçamento cedo. Se o orçamento do cliente não bate com o escopo que descreveu, você precisa saber antes de investir tempo em planejamento.
Tratar "desejável" como confirmado. Se o cliente mencionou algo casualmente ("talvez a gente pudesse também adicionar..."), sinalize como não confirmado. Não inclua na sua estimativa ou timeline.
Sua próxima conversa com o cliente é o seu briefing de projeto
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